Учет расчетов с покупателями и заказчиками. Нормативное регулирование расчетов с покупателями и поставщиками График документооборота с поставщиками покупателями пример образец

В приложении приведен график документооборота по учету расчетов с покупателями и заказчиками, применяемый в ООО «Рудничное» (приложение 13).

Рассмотрим хозяйственные операции в первичных документах:

Так, 14.12.07 г. для ООО «Хортен» был отгружен товар на сумму 1780770-73 руб. ООО «Рудничное» выписал накладную на отпуск № 483 (приложение 12) и счет-фактуру № 07870 от 14.12.07 г.

Таблица 7

Отпуск продукции ООО «Рудничное» ООО «Хортен» 14.12.07г.

В бухгалтерском учете это отражается следующим образом:

Дебет счета 62-1 «Авансы полученные» Кредит счета 90 субсчет 90-1 «Выручка от продаж» - отражается сумма выручки от продажи продукции.

Дебет счета 62-1 «Авансы полученные» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам» - НДС на сумму на основании счет-фактуры.

На основании накладных на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация (как правило, отдел сбыта) выписывает счета-фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.

Продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в котором хранятся в хронологическом порядке их вторые экземпляры, и книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур, составляемых продавцом при совершении операций. Регистрация счетов-фактур производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При получении денежных средств в виде авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок продукции (выполнения работ, оказания услуг) продавцом составляется счет-фактура, который регистрируется в книге продаж. При этом при отгрузке продукции (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученных авансовых или иных платежей в книге продаж производится корректировочная запись, уменьшающая ранее начисленную сумму налога по этим платежам.

В случае частичной оплаты за отгруженную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги) при принятии учетной политики для целей налогообложения по мере поступления денежных средств продавец регистрирует в книге продаж счет-фактуру на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, с указанием реквизитов счета-фактуры по этой отгруженной продукции (выполненным работам, оказанным услугам) и пометкой по каждой сумме "частичная оплата".

Регистрация счетов-фактур с одинаковыми реквизитами в книге продаж у продавца допускается только в случаях поступления средств в порядке частичной оплаты, а также отгрузки продукции (выполнения работ, оказания услуг) под полученную сумму авансовых или иных платежей с соответствующей корректировкой (зачетом) ранее начисленных сумм налога по платежу.

В книге продаж регистрируются все счета-фактуры, составляемые продавцом при совершении операций, признаваемых объектами налогообложения. В конце месяце выводятся итоги и по книге продаж.

Синтетический учет расчетов с покупателями и заказчиками за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги организация ведет на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". На счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" отражается информация о расчетах с покупателями и заказчиками, в частности расчеты за: отпущенную абонентам электроэнергию, пар, воду и т.п.; выполненные для заказчиков работы (сданные или оформленные актами в установленном порядке) и оказанные услуги; отгруженные покупателям материальные ценности и другие активы. Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" и др. на суммы, на которые предъявлены расчетные документы.

Д-т 62 Д-т 90-1 – отражена задолженность покупателей и заказчиков при реализации продукции, работ, услуг.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на сумму поступивших платежей, включая суммы полученных авансов, и т.п.

Д-т 50-1, 51, 52-2 К-т 62 – отражена оплата задолженности покупателем (заказчиком).

В случае соглашения о погашении обязательств зачетом взаимных требований счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции с дебетом счета 60 "Поставщики и подрядчики" или счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

В целом существующий в организации учёт расчётов с покупателями и заказчиками ведётся в соответствии с действующим законодательством, что закреплено учётной политикой организации. Грубых нарушений по ведению учёта расчётов с покупателями и заказчиками выявлено не было. Однако, необходимо выделить ряд замечаний и предложить рекомендации, которые должны способствовать повышению уровня ведения бухгалтерского учёта расчётов с покупателями и заказчиками в данном Обществе (см. таблицу 10).

Таблица 10 - Совершенствование учёта расчётов с покупателями и заказчиками в ООО «Темп»

Организация использует автоматизированную систему учёта, при этом не распечатывает на бумажных носителях необходимую учётную информацию. В частности, регистры по выписанным накладным и счетам-фактурам, которые необходимо распечатывать по окончании каждого отчётного месяца.

Общество нарушает требование п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте», что все первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме и содержит обязательные реквизиты, в частности наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Очень часто на накладной (ф. № 116-а) отсутствуют данные реквизиты.

Анализ финансовых показателей Общества за последние три года говорит о том, что дебиторская задолженность в общем объёме оборотных активов носит массивный характер, а значит большое значение имеет неполучение доли доходов организации, поэтому необходимо для ООО «Темп» создание резерва по сомнительным долгам, учитываемый на счёте 63 «Резерв по сомнительным долгам», который хоть и заранее уменьшает прибыль организации, но при этом и сокращает риск списания нереальных для взыскания долгов за счёт прибыли текущего года.

Согласно учётной политике организации инвентаризация расчётов проводится один раз в месяц, при этом составляются акты сверки расчётов с покупателями и заказчиками. Инвентаризация расчётов подразумевает составление не только актов сверки, но и на их основе составление акта инвентаризации расчётов по унифицированной форме № 17-ИНВ, чего в организации не делается.

Большинство выявленных недостатков связано с отсутствием в организации внутреннего аудита. Следовательно, предлагаем создать службу внутреннего аудита. Для этого необходимо закрепить в штатном расписании должность внутреннего аудитора, который будет осуществлять проверку:

Соответствия системы организационных аспектов деятельности Общества действующим нормативным актам и учредительным документам;

Правильности составления и выполнения хозяйственных договоров, первичных документов действующим правовым актам;

Своевременности внесения в бюджет налога на добавленную стоимость и других налогов;

Методологии и техники ведения бухгалтерского учёта в целом.

В условиях рыночной экономики возникает ситуация, когда низкая платежеспособность организаций вызывает образование больших объемов дебиторской задолженности на балансе производителей. Для недопущения подобной ситуации в ООО «Темп» рекомендуем ещё на стадии заключения договора подумать, как можно стимулировать должника к исполнению возложенных на него обязанностей по расчётам. То есть включить в договор один из следующих способов обеспечения обязательств: банковская гарантия, поручительство, залог, задаток и отразить в прочих условиях.

Документооборот (Приложение 1) -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

В бухгалтерском учете существует пять основных этапов документооборота:

• 1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции.
• 2. Передача документа в бухгалтерию.
• 3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка.
• 4. Обработка документа в бухгалтерии, которая включает: таксировку (расценку), группировку, контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов)
• 5. Сдача документов на хранение в архив

Правовое обоснование учёта и контроля расчётов с поставщиками, подрядчиками и покупателями

У предприятий расчетные взаимоотношения могут возникать с разнообразными организациями (объединениями, ассоциациями) по различным платежам. Таким образом, расчетные взаимоотношения товаропроизводителей достаточно многообразны. Они включают расчеты с поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками, а также с прочими организациями и финансовыми органами.

Поэтому бухгалтерский учет, в том числе и учет расчетных взаимоотношений с поставщиками и покупателями на предприятиях организован на основе единой нормативно-правовой базы РФ, которая в законодательном порядке определяет принципиальные границы государственного регулирования и саморегулирования бухгалтерского учета и его организацию, а также контроль на предприятиях РФ.

Общее правовое и методическое руководство бухгалтерским учетом в РФ осуществляется Правительством РФ, а также Министерством Финансов РФ, регулирующего все вопросы, касающиеся методологии и организации Бухгалтерского учета в РФ.

В настоящее время в соответствии с МСФО ведется постоянная работа по совершенствованию системы правового и методического учета, базирующегося на ведении четырехуровневой системы нормативных документов.

Первый уровень системы составляют кодексы РФ, законодательные акты, которые принимаются Государственной Думой, Указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно постановку бухгалтерского учета в организациях, контроля и аудита ее деятельности и многое другое.

Основополагающим нормативным документом в РФ является Конституция РФ, которая имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории РФ. Все законы, а также нормативно-правовые акты, применяемые в России не должны противоречить Конституции РФ.

Все правоотношения, возникающие у хозяйственных субъектов всех форм собственности, регулируются, прежде всего, ГК РФ. Данный документ регулирует отношения, возникающие в процессе хозяйственной деятельности и иной деятельности, основанные на праве собственности.

Правонарушения, связанные с осуществлением предприятиями расчетных отношений с контрагентами, а также меры и способы по устранению таких нарушений регулируется НК РФ, УКРФ, Кодексом об административных правонарушениях РФ, которые также относятся к документам первого уровня.

В соответствии со ст.71 Конституции РФ бухгалтерский учет находится в ведении РФ, поэтому и был разработан Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996г. №129-ФЗ, который является основным нормативным документом первого уровня, регулирующим организацию бухгалтерского учета и отчетности. Данный закон устанавливает единые положения и общие принципы организации и ведения бухгалтерского учета, права и обязанности, а также ответственность юридических лиц, управляющего персонала, меры, обеспечивающие достоверность бухгалтерской информации, порядок публикации бухгалтерской отчетности и государственное регулирование всей системы бухгалтерского учета.

Основные принципы бухгалтерского Учета расчетов с поставщиками и покупателями также закреплены законодательно в ФЗ №129-ФЗ.

К первому уровню нормативного регулирования также относится Федеральный закон от 07.08.2001 N 119. Это закон прямого действия, включающий в себя 22 статьи, в которых отражены основные понятия и аспекты аудиторской деятельности, сопутствующих аудиту услуг, понятия индивидуального аудитора и аудиторской организации.

Документом, определяющим порядок лицензирования аудиторской деятельности, осуществляемой на территории РФ аудиторскими организациями и индивидуальными аудиторами, а именно условия выдачи им лицензии, лицензионные требования при осуществлении аудиторской деятельности, контроль за ней со стороны лицензионного органа, является Постановление Правительства "О лицензировании аудиторской деятельности" от 29 марта 2002г.

Расчеты наличными деньгами на территории РФ регулируются Федеральным законом "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием пластиковых карт" от 22 мая 2003г. №54-ФЗ, а также Федеральный закон от 10.07.2002 N 86. Этот же закон регулирует и безналичные расчеты.

Одной из перспективных форм расчетов безналичным путем является вексельная форма расчетов, которая регулирует в настоящее время Федеральным законом "О переводном и простом векселе" от 11 марта 1997г. №48-ФЗ.

Все расчетные отношения, связанные с оплатой товаров (работ, услуг) в иностранной валюте, например, импорт или экспорт товаров (работ, услуг) регулируется Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле" от 10 декабря 2003г. №173-ФЗ.

Основным расчетным документом с поставщиками и покупателями за товары является, как правило, счет-фактура. Поэтому именно данному документу уделяется особое внимание, как со стороны экспертов, так и со стороны государства. Так, например, согласно Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000г. №914 были утверждены Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС. А в 2004г. были внесены последние изменения в данные Правила, согласно Постановлению Правительства РФ от 16 февраля 2004г. №84.

После вступления в силу Федерального закона от 29 мая 2002г. № 57-ФЗ в ст.169 НК РФ были внесены изменения, согласно которым с 1 января 2002г. обязанность заверять счета - фактур печатью отсутствует.

Еще одним нормативно-правовым документом, который относится к первому уровню, является Концепция развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации на среднесрочную перспективу. Данная Концепция определяет основы построения системы бухгалтерского учета в условиях новой экономической среды, складывающейся в стране, основы системы нормативного регулирования бухгалтерского учета организаций всех отраслей хозяйства, видов деятельности и организационно-правовых форм.

В этот же уровень также входят Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности .

Второй уровень системы составляют российские стандарты-Положения по Бухгалтерскому учету (ПБУ), устанавливающие принципы, базовые правила ведения бухгалтерского учета отдельных объектов и на отдельных его участках, возможные бухгалтерские приемы без раскрытия конкретного механизма применения их к определенному виду деятельности, порядок составления и предоставления бухгалтерской отчетности. На этом уровне основным регулирующим органом является Министерство Финансов РФ.

• 1. В настоящее время принято в РФ 20 ПБУ. Применительно к изучаемой теме, рассмотрим следующие:
• 2. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 26.03.2007) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598). Данное ПБУ определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и предоставления бухгалтерской отчетности юридическими лицами по законодательству РФ независимо от их организационно-правовой формы, а также взаимоотношений с внешними потребителями информации .
• 3. Положение по ведению бухгалтерского учета "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98). Настоящее ПБУ устанавливает основы формирования и раскрытия (придания гласности) учетной политики организации, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ .
• 4. Положение по ведению бухгалтерского учета "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99). Данное Положение устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организации .
• 5. Положение по ведению бухгалтерского учета "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/01). Данное Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации .
• 6. Положение по ведению бухгалтерского учета "Доходы организации" (ПБУ 9/99). Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о доходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству РФ.
• 7. Положение по ведению бухгалтерского учета "Расходы организации" (ПБУ 10/99). Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству РФ.

Третий уровень системы составляют методические рекомендации по ведению бухгалтерского учета, инструкции, указания и т.п. Разрабатывать их могут все, кто заинтересован в интерпретации и детализации положений нормативных правовых актов первого и второго уровней (Минфин РФ, МНС РФ и др.)

К важнейшим документам данного уровня относится План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкция по его применению .

К этому же уровню относятся Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Настоящие Методические рекомендации устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств и оформления ее результатов .

Сюда же относятся Методические Указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, которые определяют порядок организации бухгалтерского учёта материально-производственных запасов на основе ПБУ 5/01 "Учёт материально-производственных запасов" , а также Инструкции о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами , Методические рекомендации по применению журнально-ордерной формы учёта на агропромышленных предприятиях. Они рекомендуют и конкретизируют общее положение типовой журнально-ордерной формы учёта, которые содержат свыше 90 регистров для организации отрасли, указания по их ведению, схему записей в регистрах, а также схему сверки регистров.

В дополнении к ФЗ, действует Положение "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 5 января 1998г. №14-П .

Пределы расчётов наличными деньгами отражены в Указе ЦБ РФ от 14 ноября 2001г. №1050-У "Об установлении предельных размеров расчётов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами" .

Расчёты в форме безналичных платежей регулируются Положением ЦБ РФ от 3 октября 2002г. №2-П "О безналичных расчётах в Российской Федерации" . Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с обращением векселей, осуществляется в соответствии с Письмом Минфина РФ от 31 октября 1994г. №142 "О порядке отражения операций с векселями, применяемыми при расчётах с организациями за поставку товаров (работ, услуг)" . Порядок же учета бартерных операций определен в Письме Минфина РФ от 30 октября 1992г. №16-05/н "О порядке отражения в бухгалтерском учете товарообменных операций, осуществляемых на бартерной основе" .

К этому же уровню относят такие документы как, Письмо Минфина РФ от 5 января 2004г. № 16-00-17/2 "О применении контрольно-кассовой техники" , Письмо Минфина РФ от 10 марта 2005г. №03-03-01-04/1/103 "Об учёте транспортных расходов" , Письмо МНС РФ от 10 октября 2003г. №03-1-08/296311-АЛ268 "О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость" (в связи с принятием Федерального закона от 22 марта 2003 г. №54-ФЗ) , а также Письмо Минфина РФ и МНС РФ от 27 января 2004г. №ОС-6-03/86 "Об особенностях ведения книг покупок и книг продаж при расчётах по налогу на добавленную стоимость" (в связи с изменением ставки НДС с 1 января 2004г.) .

Любое предприятие по окончании отчетного (налогового) периода будь-то месяц, квартал, год или другой период обязано составлять и предоставлять бухгалтерскую отчетность. Данный факт регулируют Методические рекомендации о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности. Настоящие Методические рекомендации устанавливают порядок формирования бухгалтерской отчетности организации, являющейся юридическим лицом по законодательству РФ (кроме кредитных, страховых и бюджетных организаций) .

Четвертый уровень системы составляют так называемые рабочие документы организаций, в которых на основе общеустановленных правил и принципов они формируют учетную политику, свои подходы к раскрытию бухгалтерской информации в отчетах, предоставляемых заинтересованным пользователям.

Подводя итоги по данному разделу, следует отметить, что изученные нормативно-правовые документы достаточно четко регулируют расчетные взаимоотношения с поставщиками и покупателями. Однако не следует забывать, что данные отношения достаточно сложны, с каждым годом они изменяются и усложняются, поэтому при необходимости нужно своевременно пополнять и дополнять уже существующую нормативную базу бухгалтерского учета (в части расчетов).